• Vrijwilligersbeleid

    Waarom dit beleid?

    Zonder trainer geen trainingen, zonder wedstrijdsecretariaat geen wedstrijd, zonder bestuur geen beleid en zonder barmedewerker geen drankje, zonder vrijwilligers geen onderhoud aan park en gebouwen, geen leiders, geen scheidsrechters. DTS Ede is een grote vereniging die drijft op de inzet van vrijwilligers, voetballers en niet voetballers. Momenteel zijn er ongeveer 200 vrijwilligers actief. Hun houding, kennis en gedrag vormen een bindende factor voor de leden en geven de uitstraling van de club. Ze poetsen, vergaderen, fluiten, trainen, regelen of besturen. Het bestuur van DTS Ede merkt echter dat taken en activiteiten binnen de club op te weinig schouders rusten. DTS Ede wordt al jaren gedraaid door een gelijkblijvende groep vrijwilligers, tegelijkertijd wordt steeds meer een beroep gedaan op vrijwilligers vanwege een terugtredende overheid en wordt van verenigingen van de omvang van DTS Ede ook verwacht dat ze bijdragen aan maatschappelijke doelen. Hierdoor komen steeds meer taken op dezelfde schouders terecht, met als risico dat mensen overbelast worden en afhaken. Hierdoor is de club kwetsbaar. Een effectief vrijwilligersbeleid is dan ook van groot belang voor het voortbestaan van de club. DTS Ede dat zijn we samen. Het wordt tijd dat er meer mensen op gaan staan.

    Daarnaast is er nog een reden om meer mensen als vrijwilliger actief te krijgen binnen onze vereniging. Er wordt van het bestuur en de vrijwilligers steeds meer verwacht. Ge-eist eigenlijk: “Ik betaal toch contributie, dus mag ik ook verwachten dat het geregeld is” . Dat kan wel, maar niet tegen de contributie die we nu vragen. Er samen voor gaan, met ieder zijn verantwoordelijkheid hierbij, moet uiteindelijk leiden tot een stabiele vereniging waar de leden zich meer mee verbonden voelen. Het belang van vrijwilligers voor het functioneren van DTS Ede is uiterst groot. Het is daarom belangrijk dat wij als vereniging de kwantiteit en de kwaliteit van ons vrijwilligersbestand op orde krijgen en houden, waardoor iedereen met veel plezier bij DTS Ede actief is. Dit willen we doen door een positief, helder en constructief vrijwilligersbeleid te voeren. Kern daarbij is dat DTS Ede van én voor de leden is en dat dit dus betrokkenheid bij de totale vereniging vereist. Met het vrijwilligersbeleid geeft DTS Ede voor haar leden en de directe omgeving aan welke richting ze de komende jaren met haar vrijwilligers op wil.

    Het actief participeren binnen de vereniging zorgt ook voor een grotere betrokkenheid van de leden. Een stukje eigenaarschap (tonen van initiatief en verantwoordelijkheid) leidt ook tot meer begrip voor de situatie van de club, een grotere saamhorigheid en meer invloed van leden op de gang van zaken binnen DTS Ede.


    1. Missie en Visie

    Ieder lid heeft recht om te voetballen bij DTS Ede maar ook de plicht om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging. Als lid van onze vereniging maak je deel uit van de club. Jong en oud(er): allemaal kunnen we een bijdrage leveren. Vrijwilligerstaken kunnen al beginnen in de jeugd. Zij kunnen bijvoorbeeld loten verkopen voor de Grote Clubactie of tijdens wedstrijden van de 1e elftallen, afval opruimen, trainingsmateriaal netjes opbergen, etc. Oudere jeugd kan wedstrijden fluiten of spelbegeleider zijn, onderhoud en klusjes op het sportpark doen of meewerken met een commissie. We zien het als een morele opdracht dat de leden en/of de ouders/verzorgers van jeugdleden taken uitvoeren naar zijn of haar kunnen binnen DTS Ede. Als zou blijken dat er onvoldoende vrijwillige bereidheid gemobiliseerd kan worden bij de leden dan zullen wij extra kosten voor betaalde krachten moeten maken en is het bestuur genoodzaakt over te gaan tot het vragen van een financiele bijdrage van diegenen die geen vrijwilligerswerk doen. Dit vinden we echter niet passen bij een vereniging als de onze. Veel liever ziet het bestuur dat leden en ouders/verzorgers van jeugdleden zich “ verenigen” en vanuit saamhorigheid en vrijwillige betrokkenheid en inzet, taken oppakken.

    Missie: DTS Ede biedt voetbal in competitieverband voor jong en oud op alle niveaus en is een vereniging waar elk lid naar vermogen, bijdraagt aan het functioneren van de vereniging.

    Visie: Een vereniging bindt mensen met elkaar die iets gemeenschappelijks hebben; bij DTS Ede is dat voetbal. Daarnaast heeft een vereniging als DTS Ede een belangrijke maatschappelijke rol in haar omgeving. Door vrijwilligers aan te trekken en te behouden kan DTS Ede haar maatschappelijke rol blijven vervullen en vergroten en een prettige sportomgeving creëren waar passief en actief de voetbalsport in saamhorigheid beleefd kan worden, waarbij zowel recreatief als prestatief voetbal volledige aandacht krijgen, en waar normen en waarden hoog in het vaandel staan en worden nageleefd. DTS Ede is een club van en voor de leden. Het is daarom voor leden en ouders/ verzorgers van junior leden, een morele verplichting om bij te dragen aan het functioneren van de vereniging.

    2. Doelstelling en resultaat

    Doelstelling
    Zorgen voor een structurele inbedding van het vrijwilligersbeleid binnen het totale verenigingsbeleid van DTS Ede voor en door leden en dit een permanente status geven, zodat de vereniging kan blijven functioneren en de algemene doelstellingen van DTS Ede verwezenlijkt kunnen worden.

    Gewenst resultaat
    a. De bestaande vrijwilligers functies zijn meer inzichtelijk.
    b. De commissies zijn kwantitatief en kwalitatief gevuld.
    c. De vrijwilligers functies zijn up to date en inzichtelijk
    d. Er is een overzicht van de werkzame vrijwilligers en hun taken.
    e. Er is geen tekort aan “helpende handen”
    f. Er is een attentie beleid om vrijwilligers te koesteren en waarderen.

    Indien er zich echter onvoldoende vrijwilligers aanmelden en bovenstaand gewenst resultaat op meerdere punten uitblijft komt het voortbestaan van de vereniging in gevaar en zal het bestuur anders moeten beslissen. Een financiële bijdrage zal dan ingevoerd moeten worden voor die leden waar dat niet lukt. Onze droom is echter dat wij alle taken kunnen verdelen vanwege het grote aanbod van vrijwilligers.

    3. Uitgangspunten vrijwilligersbeleid.


    Om te komen tot het goed functioneren van het vrijwilligersbeleid is het zaak een aantal spelregels op te stellen over de wijze waarop het vrijwilligersbeleid wordt vorm gegeven. Deze spelregels vormen het uitgangspunt voor de invulling van het vrijwilligersbeleid. Het vrijwilligersbeleid is een groei document en de uitgangspunten zullen regelmatig worden geëvalueerd, getoetst op praktische haalbaarheid en bijgesteld.

    1. Het bestuur stelt zich ten doel het verder ontwikkelen van het beleid door het aanstellen van een vrijwilligerscommissie
    2. Uitgangspunt van het vrijwilligersbeleid is dat ieder lid dan wel de ouder(s) / verzorger(s) van onze jeugdleden zich beschikbaar stelt voor tenminste één vrijwilligerstaak. Jeugdleden van 16 jaar en ouder kunnen in plaats van hun ouder(s)/verzorger(s) een vrijwilligerstaak vervullen met uitzondering van een kantinedienst waarbij alcohol wordt geschonken. Hier geldt een minimum leeftijd van 18 jaar.
    3. Ouder(s)/verzorger(s) verrichten minimaal één vrijwilligerstaak,ongeacht het aantal kinderen dat lid is.
    4. Elk nieuw lid zal bij aanmelding de beleidsnota Vrijwilligersbeleid DTS Ede ontvangen. Het aanmeldingsformulier zal moeten ingevuld en ingeleverd, waarbij het nieuwe lid zich dient te verbinden aan een vrijwilligerstaak (bij jeugdleden geldt dit laatste voor de ouders)
    5. Op het aanmeldingsformulier voor nieuwe leden kunnen persoonlijke voorkeuren worden aangegeven. Onder bestaande leden zal een inventarisatie gehouden worden en ook zij kunnen persoonlijke voorkeuren aangeven. Echter, we kunnen niet garanderen dat er met elke voorkeur rekening kan worden gehouden. Verschillende voorbeelden zijn:
    - Trainen/begeleiden van jeugd.
    - Scheidsrechter zijn van (jeugd)wedstrijden.
    - Wedstrijdsecretariaat
    - Toernooicommissie.
    - Organiseren van activiteiten/toernooien
    - Onderhoud / schoonmaken.
    - Horeca / kantine.
    - Financiën / administratie.
    - Gastvrouw/gastheer
    - Verder niet genoemde werkzaamheden.
    6. De inhoud van de vrijwilligerstaken zal beschreven worden en gepubliceerd op onze website (www.DTS Ede.nl). De tijdsbelasting gedurende het seizoen varieert. Een aantal taken/diensten dient meerdere keren per seizoen te worden uitgevoerd.
    7. Met uitzondering van enkele door het bestuur bepaalde functies binnen de club, werken we met onbetaalde vrijwilligers.
    8. Van een vrijwilliger wordt verwacht dat hij/zij zich houdt aan de algemeen geldende regels bij DTS Ede.
    9. Een vrijwilliger die binnen v.v. DTS Ede een taak verricht draagt daarvoor de verantwoordelijkheid. Van vrijblijvendheid mag geen sprake zijn.
    10. Het bestuur zorgt dat vrijwilligers goed gefaciliteerd en ondersteund worden in het uitoefenen van hun functie en stimuleert vrijwilligers cursussen te volgen. Bijvoorbeeld voor trainer- en scheidsrechtersopleidingen.
    11. Team gebonden taken als het (extra) rijden van ploeggenoten / kinderen naar uitwedstrijden, hoekvlaggen meenemen, kleedkamers na gebruik schoon achterlaten, wassen van sportkleding en het incidenteel vlaggen bij wedstrijden vallen worden niet gezien als vrijwilligerstaken, daar het verplichte teamtaken betreft en spelers cq ouders hier onderling zelf afspraken over moeten maken.
    12. Maximaal 2 personen staan als leiders van een team geregistreerd als vrijwilliger. Bijvoorbeeld een leider en een vaste vlagger of 2 leiders die elkaar afwisselen. Maximaal 2 personen staan als trainers van een team geregistreerd
    13. DTS Ede zet zich in om de inzet van vrijwilligers op diverse wijzen te waarderen.
    14. Om het vrijwilligersbeleid een permanente status te geven dient er een vrijwilligers plan geschreven te worden die jaarlijks geüpdatet wordt. Hiermee wordt voorkomen dat vrijwilligersbeleid alleen actueel wordt als er een tekort of nijpende situatie ontstaat. Afhankelijk van de ontstane situatie kan het plan worden bijgesteld.
    15. Interne werving: vereniging DTS Ede is een groeiende vereniging, daarom is het hebben van voldoende vrijwilligers noodzakelijk. Er ligt hier een mogelijkheid om te werven binnen de leden, denk hierbij aan jeugdleden en oudere spelers.
    16. Externe werving: Het is ook mogelijk om buiten DTS Ede te kijken naar vrijwilligers. DTS Ede is mbt sport bijvoorbeeld een erkend leer bedrijf. Ook stagiairs kunnen daarom ingezet worden.
    17. Als een vrijwilliger stopt met zijn werkzaamheden zal er een z.g. exitgesprek volgen met als inzet antwoord op de vraag waarom de werkzaamheden worden beëindigd en een goede overdracht van de taken.
    18. Voor vrijwilligerswerk doen wij ook graag een beroep op mensen met specifieke vakkennis, zoals timmermannen, schilders, aannemers. Schroom niet om aan te geven op welk gebied je je bijdrage zou kunnen leveren.


    4. Verzekeringen en VOG

    Voor elke vrijwilliger binnen DTS is een VOG verplicht.
    Voor alle informatie omtrent de VOG.

    Zie link: https://www.dtsede.nl/vog


    Verzekeringen
    Het bestuur van Voetbalvereniging DTS Ede wijst inzake enkele persoonlijke verzekeringen op het volgende. DTS Ede gaat er van uit dat iedereen persoonlijk verantwoordelijk is voor de volgende verzekeringen;
    • Een aansprakelijkheidsverzekering ( WA )
    • Een ongevallen verzekering
    • Een autoverzekering
    • Een auto – inzittendenverzekering

    DTS Ede heeft collectieve verzekering afgesloten. Deze verzekering dekt die kosten welke in uitzonderlijke gevallen voorkomen en niet door de reguliere verzekeringen worden gedekt (vangnet-verzekering).

     

    5. Organisatie

    Wij realiseren ons terdege dat dit Vrijwilligersbeleid een groeidocument richting de toekomst is, passend bij de huidige fase van onze organisatie. Dat betekent dat in onze optiek op sommige onderdelen sprake zal zijn van een minimale invulling van het vrijwilligersbeleid, maar waarbij het wel onze intentie is (na evaluatie) verdere invulling van deze onderdelen in te richten. Dit gebeurt dan ook, in samenspraak met de actieve vrijwilligers. Om het bestuur hierin te adviseren en ondersteunen en om toezicht en controle te houden op het vrijwilligersbeleid wordt er een vrijwilligerscommissie gevormd. Deze commissie zal de opdracht krijgen om het bestuur te adviseren inzake een goed functionerend vrijwilligersbeleid, dat ingebed is in het algemeen beleid van de vereniging, en om toezicht en controle te houden op de invulling van het vrijwilligersbeleid.
    Deze commissie de spil is tussen vrijwilligers en het bestuur én ondersteunt de overige commissies in hun vrijwilligers vraagstukken.

    Als we leden meer betrekken binnen de vereniging moeten de uitvoerende taken duidelijk zijn en moeten vrijwilligers weten wie waar verantwoordelijk voor is. Dit vraagt om een duidelijke communicatiestructuur. Op dit moment wordt er gewerkt aan een handboek vrijwilligers waarin dit uitgewerkt wordt. Ook dit handboek is een groeidocument die door de vrijwilligerscommissie in samenspraak met de verschillende andere commissies steeds bijgesteld zal worden.


    Commissie Vrijwilligerszaken
    De te vormen commissie vrijwilligerszaken ontwikkelt, coördineert en draagt zorg voor de uitvoering van het vrijwilligersbeleid. Deze commissie heeft tot taak om - naast toezicht en controle - het vrijwilligersbeleid verder vorm te geven. Dit beleid is er op gericht vrijwilligers te benaderen, te werven, met raad en daad bij te staan en dus voor langere tijd te behouden. Binnen deze onderdelen is het onderwerp “morele verplichting tot vrijwilligerswerkzaamheden” een belangrijk item. De commissie rapporteert rechtstreeks aan het bestuurslid vrijwilligersbeleid.

    Er zullen handvatten aangereikt worden, voorzieningen worden getroffen om de huidige en toekomstige vrijwilligers te koesteren en ze een plaats te geven in de vereniging.

    De Commissie Vrijwilligerszaken bevat de volgende functies:
    Coördinator vrijwilligerszaken - Medewerker vrijwilligerszaken

    Coördinator Vrijwilligerszaken
    Aanspreekpunt voor en contact met vrijwilligers.
    Taken
    - Voorbereiden / leiden vergadering Commissie Vrijwilligerszaken
    - Ontwikkelen, coördineren en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid - Het in kaart brengen van aanbod en behoefte aan vrijwilligers
    - Werving en selectie van vrijwilligers
    - Het actualiseren van het vrijwilligersbeleid
    - Het ondersteunen en begeleiden van vrijwilligers
    - Behandelen van vragen en klachten van vrijwilligers
    - Plannen, uitvoeren en evalueren wervingsacties
    - Adviseren bestuur en commissies over vrijwilligersbeleid
    - Indien nodig het (laten) volgen en/of verzorgen van cursussen ter bevordering deskundigheid. - - Nagaan of invulling wordt gegeven aan morele vrijwilligersplicht.
    - Houden van welkomstgesprek met nieuwe vrijwilligers en zorgen voor kennismaking en inwerkplan
    - Zorgen voor bedanken en waarderen van vrijwilligers
    - Vrijwilligers die stoppen bedanken voor in hun inzet en zorgen dat hun afscheid niet ongemerkt voorbij gaat.
    - Rapporteren aan het bestuur
    - Uitdragen en uitvoeren van bestuursbesluiten aangaande het vrijwilligersbeleid.
    - in samenwerking met evenementencommissie organiseren van een jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst.

    Medewerker Vrijwilligerszaken (minimaal 4 personen)
    Taken:
    - Bijwonen vergaderingen Commissie Vrijwilligerszaken
    - Meehelpen bij het ontwikkelen, coördineren, uitvoeren en actualiseren van het vrijwilligersbeleid

    - Meehelpen bij het in kaart brengen van aanbod en behoefte aan vrijwilligers
    - Het ondersteunen en begeleiden van vrijwilligers
    - Verzorgen van algemene ondersteuning van de Commissie Vrijwilligerszaken o.a. bij het plannen en uitvoeren van wervingsacties, inroosteren vrijwilligers, ondersteuning vrijwilligers etc.

    6.Tot Slot


    Veel vrijwilligers zetten zich, soms zelfs dagelijks, met veel plezier in voor DTS Ede. De vereniging is ervan overtuigd dat het uitvoeren van vrijwilligersklussen de samenhang in de vereniging versterkt en de binding van de leden vergroot. Het Algemeen bestuur rekent op brede steun en medewerking van alle DTS EDE leden bij de uitvoering van dit beleidsplan. Samen moeten we werken aan de realisatie van de doelstellingen om samen de vruchten er van te plukken. Een beleidsplan is immers een vertrekpunt en geen eindpunt. Deze visie zal moeten uitmonden in concrete maatregelen. Uiteindelijk gaat het om de vraag “wat willen we bereiken en wat gaan we er voor doen? “.Wat we willen bereiken, hebben we nu beschreven; wat we daarvoor gaan doen is de volgende stap. Hierin ligt de uitdaging voor de komend jaar.