Toernooiencommissie

Home > Wedstrijden > Toernooien > Toernooiencommissie

Toernooiencommissie

Toernooicommissie (ToC)
 
Statement Toernooicommissie:
Het  bestuur van DTS’35 heeft de ToC alle voetbaltoernooien binnen en buiten DTS waaraan DTS teams / eenheden deelnemen, coördineert. In de ruimste zin van het woord.
 
Doel:
De toernooicommissie heeft als doel alle verschillende voetbaltoernooiactiviteiten op een gelijksoortige manier te organiseren zodat er eenduidigheid in processen ontstaat wat makkelijk is voor iedereen die er mee te maken heeft en alles tijdig en transparant gebeurt. Daarnaast dient continuïteit gewaarborgd te zijn.
 
Vaste leden:
 

Toernooi coördinator: Bewaken doel ToC en beheren toernooi kalender.
?Vacant

Toernooileider (D1 toernooi 17/4) (O15-1 toernooi 27/5)(O13, O11, O09 3/6 5/6) 
Bert van Asselt:          06–51955398 j.asselt2@chello.nl
Toernooileider  Uitgaande toernooien:
Klaus van Peursum:  06–52688900 dts35@live.nl

Toernooileider : Ab Dominicus voetbal toernooi
Evert van den Brink 06- 206 11 320  evert_vdbrink@hotmail.com

Toernooileider zaalvoetbal C,D,E en F 27, 28 en 29 dec 2016:
Tom Rem:                  06-55453025 d-pupillen@dtsede.nl

Toernooileider zaalvoetbal Senioren dames en heren 14 januari 2017
Melle Schrauwen       06-40382335  melle.schrauwen@student.fontys.nl
 

Een uitgebreide beschrijving van de Toernooicommissie is op verzoek te verkrijgen bij de toernooi coördinator. Het vriendelijke verzoek de toernooileiders rechtstreeks te benaderen.

 
 
 
Een korte taak en verantwoording omschrijving van De ToC.
 
De Toernooicommissie:
Kent een Voorzitter, toernooi coördinator en toernooileiders.
Vergadert 2x p/jaar in haar hoedanigheid, september (kalender) en medio juni (evaluatie).
 
De Voorzitter:
Deze taak wordt uitgevoerd door de toernooi coördinator.
Zit de ToC vergaderingen voor, notuleert deze en rapporteert aan het Dagelijks Bestuur.
Is verantwoordelijk en bevoegd te handelen volgens het omschreven doel.
Is de verantwoordelijke tussen ToC activiteiten en het DB.
Gebruikt o.a. hiervoor als instrument de diverse notulen draaiboeken en de kalender.
 
De Toernooi-coördinator:
Coördineert alle activiteiten tussen toernooileiders, ToC en derden, niet zijnde deelnemers en reguliere contacten.
Bewaakt en regelt het (de) algemene draaiboek(en) en tijdspad(en) van de toernooien.
Ondersteund de toernooileiders daar waar zij willen om derden te enthousiasmeren.
Belegd vergaderingen met en vraagt informatie betreffende alle genoemde toernooien als hij/zij dit wil.
Is het dagelijkse aanspreekpunt voor de ToC activiteiten.
 
De Toernooileiders:
Regelen alles wat te maken heeft met het toernooi(en) die zij organiseren.
Zijn de contactpersoon (eindverantwoording volgens ondertekent draaiboek) voor hun toernooi.
Zijn verantwoordelijk voor het tijdig indienen en de uitvoering van de draaiboek(en).
Hebben actief zitting in de ToC, begrijpen en ondersteunen deze commissie.
Hebben een por-actieve houding naar de toernooi-coördinator toe.
Meestal heeft ieder toernooi zijn eigen regels van hoe of wat etc. etc. zie hiervoor publicaties.
 
Algemene regels rondom de organisatie van toernooien.

Toernooi wensen
De leider/trainer inventariseert zo vroeg mogelijk de wensen van de teamleden en hun ouders op het gebied van toernooien. Dat kunnen wensen zijn over toernooidata (vakanties), meerdaagse toernooien, spelen op zondag, afstand, enz.

Inventarisatie behoefte
In het begin van elk seizoen informeren de Toernooileiders bij de begeleiding van elk team hoeveel toernooien ze willen bezoeken (max. 2 toernooien per team) en wanneer de ploeg beslist niet naar een toernooi kan of wil.
Blijkt er op een later tijdstip nog behoefte te zijn aan een toernooi geef dit dan zo spoedig mogelijk door aan de betreffende Toernooileider.
Ook de coördinatoren worden aan het begin van het seizoen gevraagd het e.e.a. te inventariseren bij hun teams. 

Uitnodigingen voor toernooien
Gedurende het seizoen ontvangt de Toernooi commissie veel uitnodigingen. Aan de hand van de inventarisatie bekijken de toernooileiders in overleg met de teambegeleiding, welke ploegen naar deze toernooien gaan. Soms wordt een team rechtstreeks uitgenodigd voor een toernooi. Informeer hierover zo spoedig mogelijk de Toernooileiders.

Aanmelding
Aanmelden voor een toernooi geschiedt altijd door de Toernooileider. Ook als het team rechtstreeks is gevraagd voor een toernooi dient de opgave door tussenkomst van de Toernooileider te gebeuren.
Toernooischema 
 
De ToC verzorgt een recent overzicht op kalender basis van alle toernooien en dient deze informatie aan bij de website beheerder van Dts Ede.
De leider/trainer van de teams informeert de ouders, betreffende de meer inhoudelijke informatie over de desbetreffende toernooien.

Toernooi fases  
Alle toernooien doorlopen een gelijke fases waarin we eenvoudig hieronder aangeven wat de diverse fases inhouden.
1e fase  1e draaiboek geaccordeerd door het Bestuur. Bekendmaking en wat is men van plan.
2e fase 2e draaiboek geaccordeerd door het Bestuur. Toernooileider heeft tot in detail alles vastgesteld
Hierna gaat de Toernooileider alle partijen vastleggen, is de begroting rond dan geeft hij het definitieve bericht dat het toernooi doorgang kan vinden. De fases worden bekendgemaakt op de website en uiteraard krijgen deelnemers apart bericht hiervan.

Toernooiboekjes
Enkele weken voor het toernooi ontvangt de Toernooileider de definitieve informatie over het toernooi (programma, reglement, etc.). Hij zorgt er voor dat deze informatie bij de begeleiding van het betreffende team terechtkomt. Mocht je rechtstreeks informatie over het toernooi ontvangen, geef dit dan door aan de Toernooileider.

Annuleren/Afzeggen
Het organiseren van een toernooi kost veel inspanningen, tijd en geld. Ver van tevoren worden de deelnemende ploegen uitgenodigd. Aan de hand van de aanmelding worden door de organisatie indelingen gemaakt. De Toernooi organisator van DTS Ede stelt de begeleiding van de betreffende teams zeer tijdig op de hoogte. Afzeggen is uit den boze! Aanmelden voor een toernooi betekent deelnemen!

Team niet compleet?
Het kan gebeuren dat een team voor een toernooi niet compleet is.
De volgende stappen worden dan gezet:
• De trainers/leiders stellen de Toernooileider op de hoogte.
• De trainers/leiders vragen spelers uit een ander team, nadat de teamleider van dat andere team is geïnformeerd.
• De trainers/leiders zoeken eventueel een ander team, dat aan het toernooi wil deelnemen.
• De trainers/leiders informeren de Toernooileiders over het resultaat.
Evaluatie

De Toernooileider, Toernooi coördinator en de ToC houden bij hoe de bezochte toernooien zijn verlopen. Aan de hand hiervan wordt bekeken of het toernooi het daaropvolgende jaar opnieuw wordt bezocht door een team van DTS Ede cq weer wordt georganiseerd. De leiders/trainers informeren de Toernooileiders dus over het bezochte toernooi (organisatie, begeleiding, verzorging, prijzen, poule-indeling, enz.).

De voorzitter ToC.